Việc gửi hàng hóa đi nước ngoài đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, đặc biệt trong bối cảnh thương mại toàn cầu phát triển, nhu cầu quà tặng cho người thân, chuyển đồ cá nhân đi du học, định cư hoặc vận chuyển hàng hóa kinh doanh ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, gửi hàng quốc tế không giống như gửi hàng nội địa – nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu biết pháp lý và lựa chọn đúng đơn vị vận chuyển. Dưới đây là những kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

1. Kiểm tra quy định hàng hóa trước khi gửi

Mỗi quốc gia có danh sách hàng hóa cấm nhập khẩu, hạn chế hoặc cần giấy phép kiểm soát. Nếu gửi sai mặt hàng hoặc thiếu giấy tờ, kiện hàng của bạn có thể bị giữ lại tại hải quan, trả về, hoặc bị tiêu hủy.

Các mặt hàng thường bị cấm: vũ khí, chất dễ cháy, pin lithium, hóa chất độc hại, thực phẩm tươi sống, hàng giả thương hiệu.

Một số mặt hàng cần giấy tờ đi kèm: thực phẩm khô, dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, hàng điện tử, thiết bị y tế.

Khách hàng cần chủ động kiểm tra thông tin từ nhà vận chuyển, hoặc tra cứu danh mục hàng hóa bị hạn chế tại quốc gia đích để đảm bảo phù hợp.

Kiểm tra quy định hàng hóa trước khi gửi

2. Chọn đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín

Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng, an toàn của kiện hàng, và khả năng xử lý khi phát sinh vấn đề.

Một đơn vị uy tín cần đáp ứng các tiêu chí:

• Có hệ thống vận hành chuyên nghiệp, liên kết với các đối tác quốc tế lớn như DHL, UPS, FedEx, EMS…
• Có khả năng tư vấn chi tiết về quy định hải quan, giấy tờ và khai báo phù hợp với từng loại hàng hóa.
• Hỗ trợ khách hàng từ khâu đóng gói, lấy hàng tận nơi đến thủ tục thông quan.
• Có công cụ theo dõi đơn hàng trực tuyến, cập nhật trạng thái liên tục.
• Chính sách bảo hiểm hàng hóa rõ ràng, hỗ trợ bồi thường minh bạch nếu có mất mát, hư hỏng.

Không nên chọn đơn vị chỉ vì giá rẻ, đặc biệt nếu họ không cung cấp mã vận đơn hoặc không rõ thông tin công ty.

Chọn đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín

3. Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn

Vận chuyển quốc tế thường phải trải qua nhiều chặng trung chuyển, bao gồm bốc xếp tại sân bay, kho ngoại quan và di chuyển qua nhiều nước. Vì vậy, hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

Một số nguyên tắc đóng gói cơ bản:

• Hàng dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ, linh kiện điện tử cần bọc bằng màng xốp hơi, đặt trong hộp carton dày 2 lớp, có chèn đệm mút hoặc giấy vụn chống sốc.
• Thực phẩm khô nên hút chân không, đóng túi có khóa zip hoặc hộp nhựa kín, đồng thời dán nhãn đầy đủ thông tin bằng tiếng Anh nếu có thể.
• Hàng thời trang hoặc vải vóc có thể ép mỏng để tiết kiệm khối lượng quy đổi.
• Giấy tờ quan trọng như chứng chỉ, hồ sơ cần bỏ trong phong bì cứng chống ẩm hoặc hộp tài liệu chuyên dụng.

Ngoài ra, bạn nên ghi rõ thông tin người gửi và người nhận lên cả bên trong và bên ngoài kiện hàng để tránh thất lạc.

Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn

Xem thêm: Hướng Dẫn Đóng Gói Hàng Hóa Chuẩn Nhất

4. Khai báo trung thực thông tin và trị giá hàng hóa

Khai báo không đầy đủ hoặc sai lệch có thể khiến kiện hàng bị giữ tại hải quan hoặc đánh thuế rất cao. Hơn nữa, việc thiếu hóa đơn hoặc chứng từ sẽ gây khó khăn nếu có khiếu nại.

Thông tin cần khai báo:

• Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và mã bưu chính chính xác của người gửi và người nhận.
• Tên hàng hóa cụ thể bằng tiếng Anh (hoặc theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển).
• Số lượng, đơn giá và tổng trị giá của kiện hàng.
• Nếu gửi hàng kinh doanh, cần có hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Nếu gửi quà cá nhân, có thể khai báo dưới dạng “Gift for personal use”.

Bạn nên yêu cầu nhân viên kiểm tra lại thông tin trước khi gửi để tránh sai sót, đặc biệt trong trường hợp đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu – những nơi có quy định hải quan khắt khe.

Khai báo trung thực thông tin và trị giá hàng hóa

5. Nắm rõ cách tính chi phí vận chuyển quốc tế

Chi phí gửi hàng quốc tế không chỉ dựa trên trọng lượng thực tế mà còn tính theo trọng lượng quy đổi từ thể tích của kiện hàng. Vì vậy, bạn cần hiểu cách tính để kiểm soát chi phí tốt hơn.

Công thức tính khối lượng quy đổi:
Khối lượng (kg) = (Dài x Rộng x Cao) / Hệ số (thường là 5000 hoặc 6000, tùy đơn vị)

Ví dụ: một kiện hàng có kích thước 60 x 40 x 30 cm
=> (60×40×30)/5000 = 14.4 kg
Nếu trọng lượng thực tế là 8 kg, thì bạn vẫn bị tính phí theo 14.4 kg.

Ngoài ra, chi phí có thể chênh lệch tùy theo:

• Hình thức chuyển phát (nhanh hay tiết kiệm)
• Quốc gia nhận hàng
• Loại mặt hàng
• Phí phát sinh: thuế nhập khẩu, phụ phí vùng xa, phụ phí mùa cao điểm

Bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết trước khi gửi và hỏi rõ nếu có các khoản phí bổ sung.

Nắm rõ cách tính chi phí vận chuyển quốc tế

6. Theo dõi đơn hàng và xử lý tình huống phát sinh

Sau khi gửi hàng, bạn sẽ được cung cấp mã vận đơn để theo dõi tình trạng đơn hàng trực tuyến. Việc theo dõi thường xuyên giúp bạn:

• Xác định đơn hàng đã đến đâu
• Phát hiện sớm các vấn đề như: kẹt ở hải quan, sai địa chỉ, người nhận không có mặt
• Hỗ trợ người nhận xử lý giấy tờ hoặc đóng thuế nếu cần

Nếu phát hiện bất thường, hãy liên hệ ngay với tổng đài hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển để xử lý kịp thời.

Theo dõi đơn hàng và xử lý tình huống phát sinh

7. Chuẩn bị kỹ lưỡng cho người nhận hàng

Ở nhiều nước, người nhận có trách nhiệm đóng thuế nhập khẩu hoặc cung cấp thêm giấy tờ nếu hải quan yêu cầu. Vì vậy, bạn cần:

• Thông báo trước cho người nhận về thời gian dự kiến nhận hàng
• Cung cấp mã tracking để họ chủ động theo dõi
• Hướng dẫn cách liên hệ đơn vị vận chuyển tại quốc gia sở tại nếu cần
• Đảm bảo người nhận có mặt trong giờ giao hàng và điện thoại luôn trong tình trạng liên lạc được

Trường hợp người nhận vắng mặt quá lâu, đơn vị vận chuyển có thể hoàn hàng về Việt Nam hoặc tính thêm phí lưu kho.

Gửi hàng đi nước ngoài là một quá trình phức tạp, đòi hỏi người gửi không chỉ am hiểu quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ mà còn cần chọn đúng đối tác vận chuyển chuyên nghiệp. Từ kiểm tra danh mục hàng hóa cho phép, đóng gói đúng chuẩn quốc tế, đến khai báo hải quan, theo dõi đơn hàng và xử lý phát sinh – mỗi bước đều ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giao hàng an toàn, đúng thời gian và hợp pháp.

Để tối ưu hóa trải nghiệm và đảm bảo sự an tâm, khách hàng nên đồng hành cùng các đơn vị vận chuyển uy tín, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quốc tế.

Vận Tải Minh Hiếu tự hào là một trong những doanh nghiệp vận tải hàng đầu, không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nội địa Bắc – Trung – Nam, mà còn mở rộng các tuyến gửi hàng đi quốc tế chuyên nghiệp, an toàn và nhanh chóng. Với đội ngũ nhân sự am hiểu thủ tục hải quan, quy định hàng hóa quốc tế, cùng quy trình làm việc minh bạch – Minh Hiếu là lựa chọn đáng tin cậy cho mọi khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.

Công ty luôn hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn loại hàng, đóng gói đúng quy cách, khai báo chuẩn xác, cho đến việc theo dõi vận đơn và xử lý các tình huống phát sinh nếu có. Dù bạn cần gửi quà tặng, hồ sơ, hàng thương mại hay thiết bị có giá trị, Minh Hiếu luôn cam kết:

• An toàn – chính xác – đúng tiến độ
• Chi phí hợp lý – minh bạch
• Hỗ trợ tận tâm – theo sát đơn hàng đến khi hoàn tất

Nếu bạn đang có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài, hãy liên hệ ngay với Vận Tải Minh Hiếu để được tư vấn chi tiết và báo giá chính xác, đảm bảo dịch vụ vận chuyển trọn gói, tiết kiệm thời gian và chi phí.